6 Möglichkeiten, Aufgaben mit Google Workspace-Apps zu verfolgen

Bild: Andy Wolber/TechRepublic Wenn Sie Google Workspace verwenden, können Sie Aufgaben auf verschiedene Weise nachverfolgen. Sie können Google Tasks persönliche Aufgaben hinzufügen. Sie können Listen erstellen, die Sie privat machen oder mit Kollegen in Google Docs, Keep oder Sheets teilen können. Oder Sie können Aufgaben mit Teammitgliedern in Google Chat Spaces hinzufügen und zuweisen. Jede dieser Apps bietet jedoch leicht unterschiedliche Aufgabenverwaltungsfunktionen. Teamaufgaben können beispielsweise am besten in Google Spaces nachverfolgt werden, während eine gemeinsame Liste mit zu kaufenden Routineartikeln am besten mit Google Keep verwaltet werden kann. Melden Sie sich bei Ihrem Google-Konto an, öffnen Sie Ihren Browser und erkunden Sie unten jede der sechs verschiedenen Möglichkeiten, Aufgaben zu verfolgen. Google Kalender: Aufgaben an Daten Mit Google Kalender können Sie nicht nur Ereignisse verfolgen, die an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Uhrzeit stattfinden (z. B. Besprechungen, Fokuszeiten usw .), sondern auch Aufgaben eingeben und anzeigen (Abbildung A). Einige Aufgaben müssen möglicherweise an oder vor einem bestimmten Tag erledigt werden (z. B. Steuern einreichen), andere müssen möglicherweise einfach in naher Zukunft erledigt werden (z. B. Lesen eines Berichts). SIEHE: Funktionsvergleich: Zeiterfassungssoftware und -systeme (TechRepublic Premium) Aktivieren Sie in Google Kalender im Web das Kontrollkästchen links neben dem Aufgabenkalender (Abbildung A, unten links), um Aufgaben mit Fälligkeitsdatum anzuzeigen. Diese erscheinen in einem Abschnitt des Bildschirms unter dem Datum und über geplanten Ereignissen. Um alle verfügbaren Aufgaben anzuzeigen – einschließlich Aufgaben ohne zugewiesenes Datum – öffnen Sie die Seitenleiste und wählen Sie das Aufgabensymbol aus. Gewöhnen Sie sich an, den Seitenbereich "Aufgaben" angezeigt zu lassen, damit Sie Aufgaben hinzufügen, abrufen und als abgeschlossen markieren können, wenn Sie Google Kalender im Internet verwenden. Abbildung A Wählen Sie in Google Kalender im Web +Erstellen | Aufgabe (rot eingekreist im Feld „Neues Ereignis“), um eine neue private Aufgabe hinzuzufügen. Wählen Sie im Bereich Meine Kalender (unten links) den Kalender Aufgaben aus, um Aufgaben anzuzeigen. Gmail: Link eine Aufgabe an eine E-Mail Im Web ist das Seitenfenster „Aufgaben“, auf das in Google Kalender zugegriffen wird, auch in Gmail verfügbar: Es ist dasselbe Reihe von Aufgaben. In diesem Zusammenhang können Sie auch auf das Seitenfeld mit Aufgaben von Google Drive im Web zugreifen. Google Mail enthält eine Option zum Versenden einer E-Mail in eine Aufgabe. Wenn Sie eine E-Mail geöffnet oder ausgewählt haben, klicken (oder tippen) Sie auf das Symbol „Zu Aufgaben hinzufügen“ (Abbildung B. ). Dadurch wird der Seitenbereich geöffnet (falls er nicht bereits angezeigt wurde) und eine neue Aufgabe hinzugefügt, die einen Link zur E-Mail enthält. Klicken Sie auf die neu erstellte Aufgabe, wenn Sie Details hinzufügen oder ein Datum oder eine Uhrzeit für die Aufgabe festlegen möchten. Ich neige dazu, eine E-Mail in eine Aufgabe nur, wenn erhebliche Arbeit erforderlich ist, bevor ich antworten kann. Beispielsweise könnte ein Kunde Rat zu Software suchen. Wenn es sich um Ratschläge handelt, die ich umgehend erteilen kann, wird diese E-Mail nicht zu einer Aufgabe und wird geschrieben, wenn ich mir Zeit zum Antworten nehme. Aber wenn ich für eine Antwort ein oder zwei Stunden recherchieren muss, kann ich die E-Mail in eine Aufgabe mit dem Titel „Recherchesoftware“ umwandeln, die aus der E-Mail erstellt (und mit ihr verknüpft) wird. Abbildung B Wenn eine E-Mail geöffnet oder ausgewählt ist, können Sie über die Schaltfläche „Zu Aufgaben hinzufügen“ eine neue Aufgabe erstellen, die mit der E-Mail verknüpft ist. Google Chat Spaces: Teamaufgaben Ein Google Chat-Bereich bietet einem Team einen dauerhaften Ort zum Chatten, Freigeben von Dateien und Verfolgen von Aufgaben. Gehen Sie im Web zu Google Chat, wählen Sie einen Bereich und dann die Registerkarte Aufgaben aus (Abbildung C) . Nachdem Sie „Spaces-Aufgabe hinzufügen“ ausgewählt haben, können Sie Aufgabentitel, Details, Datum/Uhrzeit eingeben, genau wie bei jeder Standard-Google-Aufgabe. Sie können jedoch auch jedem Mitglied Ihres Spaces eine Aufgabe zuweisen. Aufgrund dieser Möglichkeit, Personen Aufgaben zuzuweisen und nachzuverfolgen, ist ein Google Chat Space mit Aufgaben eine ausgezeichnete Option für die Aufgabenverwaltung von Google Workspace-Teams. Abbildung C Wählen Sie in einem Bereich die Registerkarte „Aufgaben“, um mit Teammitgliedern an Aufgaben zusammenzuarbeiten. Google Docs: Checklisten mit Text und Kommentaren Wählen Sie das Checklisten-Symbol und geben Sie es ein Aufgaben in einem Google-Dokument (Abbildung D). Drücken Sie die Eingabetaste, um die Zeile zu beenden und eine weitere Aufgabe hinzuzufügen. Wählen Sie die Schaltfläche Freigeben aus, um andere Personen oder Gruppen einzuladen, mit Ihnen an Ihrer Checkliste in Ihrem Dokument zusammenzuarbeiten. Eine Aufgabe erledigen? Klicken Sie auf ein Kontrollkästchen, um die Zeile zu markieren und die Aufgabe als abgeschlossen zu betrachten. Die Zusammenarbeit an Aufgaben in einem Google-Dokument bringt mindestens zwei wesentliche Vorteile mit sich. Erstens haben Sie viel Platz, um Notizen hinzuzufügen und Ihre Aufgaben zu besprechen, entweder mit Text (in oder um Ihre Checkliste) oder mit eingefügten Kommentaren. Zweitens haben Sie dank Datei | von Google Docs die Möglichkeit, Änderungen am Dokument im Laufe der Zeit zu überprüfen Versionsverlaufsfunktionen. (Siehe So verwalten Sie Dateiversionen in Google Docs, Tabellen und Präsentationen.) Abbildung D Wählen Sie in einem Google-Dokument das Checklistensymbol (wie abgebildet) und besprechen Sie dann Aufgaben in Text oder Kommentaren. Google Notizen: Einfache private oder freigegebene Checklisten Eine private oder freigegebene Google Notizen können eine Checkliste enthalten. Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter ein Element erledigen und das Kästchen links neben einer Aufgabe in Google Notizen aktivieren, wird das Element an das Ende der Notiz verschoben und durchgestrichen angezeigt. Im Gegensatz zu einer Checkliste in einem Google-Dokument wird jede Zeile der Notiz als Kontrollkästchen behandelt, sobald Sie „Kontrollkästchen anzeigen“ in einer Google Keep-Notiz ausgewählt haben – es gibt keine einfache Möglichkeit, sie zu speichern eine Diskussion über Elemente innerhalb einer Notiz. Ebenso fehlt Google Keep die Versionsverlaufsfunktion, die in Google Docs verfügbar ist. Daher eignet sich eine Google Notizen-Checkliste möglicherweise am besten für Aufgaben, die keiner Diskussion bedürfen (z. B. eine Liste mit zu kaufenden Artikeln oder eine Reihe von Routineaufgaben). Wichtig ist, dass Sie eine Notiz aus Google Notizen mit der Menüoption „In Google Docs kopieren“ in ein neues Google-Dokument verschieben können (Abbildung E). Dies ist hilfreich, wenn Sie eine Liste mit Aufgaben in Google Notizen beginnen und dann feststellen, dass die Elemente von den Diskussions- und Kommentarfunktionen profitieren könnten, die in einem kollaborativen Google-Dokument zu finden sind. Abbildung E Google Keep eignet sich gut für Aufgaben, die wenig Diskussion erfordern, wie z B. als Liste mit zu kaufenden Artikeln oder Routineaufgaben. Sollte eine Aufbewahrungsliste eine Diskussion wert sein, könnten Sie „Nach Google Docs kopieren.“ details Ein Google Sheet eignet sich gut, um Ihnen zu helfen, Aufgaben mit strukturierten Daten wie Namen, Kontaktinformationen, Beträgen/Zahlen oder Daten zu verfolgen . Wie bei einem Google-Dokument kann Ihr Blatt privat sein oder mit Mitbearbeitern geteilt werden. In ähnlicher Weise profitieren Sie auch von der Möglichkeit, Kommentare (für Diskussionen) oder Notizen (für Kommentare) einzufügen, zusammen mit dem Standardzugriff auf eine laufende Aufzeichnung von Änderungen mit Datei | Versionsverlauf. Mit Google Sheets können Sie auch ein Kontrollkästchen in einer Zelle hinzufügen (wie in Abbildung F): Platzieren Sie den Cursor in einer Zelle und wählen Sie dann Einfügen | Kontrollkästchen. Ein neu eingefügtes Kontrollkästchen ist deaktiviert. Wenn Sie auf das Kontrollkästchen klicken (oder tippen), wird es mit einem Häkchen ausgefüllt. (Gleichzeitig ändert sich der mit dem Kontrollkästchen verknüpfte Status von „Falsch“ oder unvollständig zu „Wahr“, was vollständig bedeutet.) Sie können Ihr Blatt auch nach der Kontrollkästchen-Spalte mit Daten | sortieren Blatt sortieren (oder ähnliche Option Daten | Sortierbereich), um abgeschlossene (und unvollständige) Aufgaben zu gruppieren. Abbildung F Verwenden Sie Kontrollkästchen in Google Sheet-Zellen, um den Status von Listenelementen mit strukturierten zu verfolgen Daten, wie Namen, Kontaktinformationen, Beträge/Nummern oder mehr. Welche Erfahrung haben Sie mit der Verwaltung von Aufgaben? Wenn Sie umfangreichere Aufgabenverwaltungsfunktionen als die oben aufgeführten benötigen, können Sie die Kategorie „Aufgabenverwaltung“ im Google Workspace Marketplace erkunden. Dort finden Sie Apps wie Asana, MeisterTask, Smartsheet, Todoist und Trello, die jeweils Funktionen bieten, die die Aufgabenverwaltungsfunktionen der Google Workspace-Apps ergänzen und erweitern. Wie verfolgen Sie normalerweise Aufgaben in Google Workspace? Haben Sie mit Ihrem Team Google Chat Spaces-Aufgaben ausprobiert? Verwenden Sie normalerweise Google Tasks, Keep, Docs oder Sheets, um Aktivitäten zu verfolgen? Oder haben Sie ein anderes Tool gefunden, das Ihre Aufgabenverfolgungsanforderungen gut erfüllt? Lassen Sie mich wissen, wie Sie Aufgaben verfolgen, entweder mit einem Kommentar unten oder auf Twitter (@awolber).